Что делать, если ваши сотрудники не приучены к ответственности?

*Как заставить сотрудника работать, смотри здесь.

Подготовленный вопрос

Если этот вопрос вас очень сильно волнует, то первое, что нужно сделать в организации, это всех сотрудников приучить задавать подготовленные вопросы. После чего большая часть ответственности автоматически перекладывается на плечи сотрудника.

Подготовленный вопрос — это внятный вопрос, в котором автор позаботился, чтобы другому человеку отвечать на него было легко. Обычно люди думать не хотят, многие привыкли: «Я спрошу — мне ответ. Зачем думать-то?» Такие люди задают неподготовленные, темные вопросы, где и информации для решения явно недостаточно, и непонятно что человек хочет…лропi

Типовые вопросы психологу-консультанту: «Здравствуйте, мне изменяет муж. Как мне вернуть его любовь?» или «Я все время раздражаюсь и ничего не могу с этим поделать. Что мне с этим делать?» — Как ответить на такой вопрос, если собеседник ничего для ответа не подготовил?

Если же человек, прежде чем задать вопрос, ситуацию продумал, постарался собрать всю доступную ему нужную информацию, определился для себя с тем, чтобы он хотел и какие есть хоть какие-то варианты решения (плохой вариант решения и ужасный вариант решения — это уже варианты), то с ним разговаривать все-таки проще. Если вы хотите, чтобы с вами разговаривали и это было продуктивно — подготовьтесь. Подготовленные вами вопросы делают общение более продуктивным и более приятным, по крайнее мере для вашего собеседника.

В этом отношении подготовленный вопрос — это вариант конструктивного взаимодействия,а вопрос неподготовленный — нередко не просто затруднение, а еще и конфликтоген: раздражает и как проявление неуважение, и просто как проявление глупости.

Если вы имеете статус или руководитель, вы можете требовать от своего собеседника/сотрудника, чтобы он, задавая вам вопросы, позаботился и сформулировал их как следует, сделав их для вас понятными и удобными. Чаще всего подготовленные вопросы нужны, когда человек хочет у вас что-то уточнить или обращается к вам за помощью.

Где будет уместно, чтобы вы свои вопросы сделали более подготовленными? В первую очередь, это востребовано в деловом общение, особенно в общении с руководством. Однако на самом деле они нужны и в семье, в общении с детьми, и с мужем (женою), в разговорах с родителями и точно – в общении с психологами на консультации.

Вопрос с запросом о помощи

Если человек просто описал проблему и спрашивает: «Что мне делать?» — это вопрос не подготовленный. Туман полный: обычно не понятно, что автор хочет, что он умеет, что он пробовал, какие результаты его попыток…

Ваш вопрос будет более подготовленный, если вы расскажете, что по данному вопросу вы уже знаете, что умеете, какие попытки уже предпринимали и почему не помогли ответы стандартные, среди которых вы уже слышали такие и такие… По сути, в таком вопросе вы уже даете варианты решений и просто советуетесь, что выбрать лучше.

Уточняющий вопрос

Есть большая разница, как сотрудник уточняет у руководителя то, что ему непонятно. Туповатый вопрос «Что вы имеете в виду?» заставляет практически любого руководителя напрягаться.

Действительно, что он имел в виду, если его слова остались, похоже, совсем непонятыми? Это вопрос сырой, для руководителя неудобный, вопрос — неподготовленный.

Другое дело, когда сотрудник спрашивает вдумчиво: «Вы имеете в виду в большей степени это или то?».

Дополнительная вставка «в большей степени» позволяет руководителю предположить, что в его предыдущих высказываниях было так много смысла, что в один определенный ответ все даже не уложить. Это приятно.

На подготовленный уточняющий вопрос руководитель может ответить даже кивком головы, совершенно ее не напрягая, что, естественно, почти любого руководителя радует. И дело тут не в природной лени: просто напряжений в работе, как правило, хватает и так, искусственно добавлять их никакой нужды нет.

Подготовленные вопросы, синтоны и конфликтогены

Подготовленный вопрос — это вопрос, в котором уже заложены удобные для собеседника ответы. Подготовленные вопросы — свидетельство заботы о собеседнике, вариант синтонного общения. Требование общаться в формате подготовленных вопросов предупреждает появление конфликтогенов в общении, предупреждает конфликты.

Неподготовленный вопрос ставит собеседника в тупик, задает ему дополнительную (то есть совершенно лишнюю) работу, а то и представляет собеседника в непривлекательном свете, и в этом смысле неподготовленный вопрос мало чем по факту отличается от негативной манипуляции. Отличие их только в том, что авторы дурацких вопросов вредных целей не преследуют, все проще: они просто об удобстве собеседников не думают.

Например, критическое возмущение: «Почему же вы приняли такое решение, если видели, что…?» — есть типичный пример не просто неудобного, но и достаточно конфликтного вопроса: он представляет руководителя дураком. Действительно, видел, к чему это приведет, а принял такое решение. Дурак, да?

Подготовленный вопрос звучит по-другому. При желании разобраться такой вопрос имеет смысл построить следующим образом: «Я хотел бы лучше понять. Можно было поступить так и так, за первое — такие аргументы, за второе — такие. Какие были еще дополнительные основания, что вы решили поступить так?»

В этом случае руководитель не дурак и вопрос к нему не конфликтен. И если у руководителя есть время и желание вам ситуацию разъяснить, на такие вопросы он будет отвечать вам охотно, потому что тут виден человек думающий и реально заинтересованный.

 Реагирование руководителя на неподготовленные вопросы

Что касается делового общения, то, пока ваши сотрудники общаются неквалифицированно и не научились формулировать подготовленные вопросы, напрягать они вас будут часто. Типовая ситуация: вы даете распоряжение решить некоторую проблему (в компетенции сотрудника, но задача непростая и висит ответственность), а сотрудник говорит: «Да, вот только я не понимаю…» и «А вот это как?», — и, по сути, за вопросом вопрос здесь и сейчас (пока вы формулируете ему задачу) переваливает на вас решение этой проблемы.

Вы дали задачи ему, а он строит дурачка и, задавая неподготовленные вопросы, заставляет задачу решать вас. Вам это надо?

Что делать? В долгосрочной перспективе — такого сотрудника либо уволить, либо выучить, а пока предложить ему не обсуждать его «как» сейчас, а взять срок (например, сутки), чтобы к этому времени он пришел к вам уже со своим проектом решения (с несколькими вариантами решения). Обсуждая который, уже не он будет вам задавать вопросы: «А вот это как?», а вы ему. А он вам будет подготовлено отвечать.

Надеемся, сформулировать сотруднику это задание в подготовленном (качественно упакованном) варианте техники у вас уже хватит.

Подготовленный вопрос и подсказывающий вопрос

Подготовленный вопрос, предлагая человеку альтернативы ответов, тем самым и подсказывает ответы желательные, «правильные». Если подсказка нужного ответа и было главной задачей такого вопроса, то такой подготовленный вопрос точнее называть подсказывающим. А применяемую технику — техникой подсказывающего вопроса.

Например:

  • Иван Петрович, добрый день! Мне нужна Ваша помощь в вопросе расчета заработной платы консультантов. Я посчитала суммы, подлежащие выплате за почасовую работу в течение месяца. Для того, чтобы добавить к расчетам премии за выполнение условий акции и вовремя выплатить заработную плату нашим консультантам, мне нужны отчеты отдела маркетинга за этот период. Прошу Вас поторопить отдел маркетинга и поставить им задачу подготовить отчет до 5 ноября 2012 года.
  • Жена родная и любимая, меня беспокоит, что дети много времени проводят у телевизора. Я думаю, причина только в том, что мы немного от них отвлеклись, и все это легко поправить. Я предложил бы две вещи: дети могут включать телевизор, если у них сделаны уроки и они помогли тебе по домашним делам. Если ты с этим согласна. я готов им все это сообщить, а также взять на себя контроль за этим, чтобы они к этому привыкли. Что я попросил бы тебя, это по возможности следить за этим тоже, когда меня дома не будет, и главное иметь список дел, которые по дому сделать нужно. Тебя нужно разгрузить, а детям будет полезно учиться полезным для жизни навыкам. Да?
  • Оля, сможешь подменить меня в субботу? Сегодня узнала, что будет вебинар, на который мне очень важно попасть. В свою очередь, могу взять твои смены во вторник, четверг или следующее воскресенье. Буду очень тебе благодарна!
  • Дорогие мои дети! У меня новое задание по Дистанции. Мне нужно ложиться спать до 23.00 как минимум 4 раза за неделю. Мне бывает сложно отложить дела и остановиться. Прошу вас контролировать меня и подсказывать, когда уже пора ложиться спать. Мы с вами меняемся местами! Не я вас укладываю, а вы меня. Если у меня получится выполнять это задание, то в конце недели вы подпишите мне отчетный лист, и я смогу с гордостью показать его на Дистанции. Ну как, справимся?
  • Мамочка дорогая, я так тебя люблю! У меня к тебе просьба, я хочу, чтобы ты мне помогла. У нашей внучки, твоей правнучки скоро день рождение.  Узнала, что ты хочешь купить ей золотую цепочку. Я хотела бы приобрести ей подарок, который будет её развивать – конструктор, который она давно хотела. Но у меня не хватает средств. Было бы здорово, если мы объединили наши капиталы и купили сообща мой подарок. Внучка получит то, что хотела давно и обретет от этого огромное удовольствие и пользу. Твой подарок тоже хорош, но думаю, что малышка бы предпочла мой вариант. Ведь не важно, что каждый по отдельности не подарит подарок, важны не наши чувства, что мы хотим, а её радостное настроение и горящие глазёнки. Если ты согласна, то я все заботы о покупке беру на себя – куплю, красиво упакую, а подарить в день рождения  сможешь ты своими руками. От тебя нужно только деньги к нужному сроку. Спасибо мамочка, я знаю, что интересы внучки для тебя превыше всего! Ты у меня самая лучшая!

Источник Психологос.

Как заставить сотрудников работать, смотри здесь.

Презентацию для обучения сотрудников можно получить ниже, подписавшись на новости сайта.

Ваше имя:
Ваш E-Mail:

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники
Запись опубликована в рубрике Работа, бизнес, руководство, Что делать, если...?, Эффективные модели поведения с метками , , , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

один × четыре =